Tipy k hromadnému emailovaniu v rámci školy
Pozdravujem všetkých,
všimol som si niektoré neefektívne postupy v emailovej komunikácii v rámci našej školy. Posielam zopár nepovinných tipov, ako by sa to dalo robiť lepšie.
1) Ak si želáte poslať hromadný email všetkým žiakom z nejakej triedy, nemusíte to robiť tak, že jednotlivo vymenúvate v políčku adresáta všetkých XY adries žiakov. Oveľa jednoduchšie je poslať email napríklad len na jedinú adresu 7a@skola.sk , a taký email sa automaticky rozpošle všetkým žiakom z triedy 7.A. Pravdaže, takéto „triedne“ emailové adresy musíme najprv založiť. Ak ich nemáte, oslovte vášho administrátora.
2) Ak je to možné, prosím, neposielajte emaily žiakom zo svojich súkromných emailových adries. Snažíme sa všetkých – zamestnancov i žiakov – viesť k tomu, aby v školských záležitostiach komunikovali zo školských emailových adries osoba@skola.sk. Pomáha to vytvárať „identitu značky“. Ak máte nastavené presmerovanie, napríklad že pošta zo školského Gmailu je Vám automaticky presmerovaná do súkromného Gmailu, aj vtedy je možné odoslať email zo súkromnej schránky Gmailu tak, že v políčku odosielateľa bude osoba@skola.sk, nie Vaša súkromná adresa. Stačí pri písaní nového emailu prehodiť pri políčku „Odosielateľ“ zo súkromnej na školskú adresu. Pri odpovedaní na školské emaily by to malo byť prehodené dokonca automaticky.
3) Ak je to možné, prosím, analogicky neposielajte žiakom emaily na ich všakovaké súkromné emailové adresy namiesto na ich školské adresy meno.priezvisko@skola.sk . Len to žiakov povzbudzuje, aby školské adresy nepoužívali vôbec... Pritom znova: aj žiaci si môžu nastaviť automatické presmerovanie, aby im školská pošta bola automaticky presmerovaná do súkromnej schránky, ak si to tak budú želať. To je v poriadku. Ale ako učiteľ by som si určite nelámal hlavu s tým, zháňať 25 rôznych adries žiakov s najrôznejšími prezývkami typu maciatko7649@centrum.sk ... keď už to máme na škole nastavené oveľa transparentnejšie, že každý žiak má schránku meno.priezvisko@skola.sk . Presmerovanie pošty si každý žiak môže nastaviť aj sám podľa návodu na stránke www.mail.vdp.sk .
4) Nie je dobré zabudnúť vyplniť políčko „Predmet“ emailu. Toto políčko zodpovedá položke „Vec“ v papierových listoch. Nehodí sa nechať ho prázdne, lebo adresátovi Vašich emailov to sťažuje orientáciu v schránke – namiesto tém jednotlivých emailov vidí len ich odosielateľov a ak dostáva viacero emailov od toho istého odosielateľa, nevie sa v nich rýchlo zorientovať a nájsť email na konkrétnu tému. Do políčka „Predmet“ nepatrí ani meno či priezvisko odosielateľa/adresáta. To by bol duplicitný údaj, pretože odosielateľ/adresát emailu je pri každej správe uvedený tak či onak – netreba ho ešte raz vkladať aj do políčka „Predmet“. Tam patrí vyslovene téma emailu, napríklad „Zadanie na zajtra“, „Nová učebnica“, „Výsledky písomky“...
5) Dokumenty by som nerozosielal v exotickejších či (príliš) nových formátoch ako ODT, DOCX, XLSX, PPTX... Áno, ide často o „šľachetné“ úsilie presadzovať v praxi modernejšie či technologicky rozvinutejšie/otvorenejšie formáty. Realita je však taká, že naďalej množstvo ľudí používa „starý Word, Offic“, prípadne mobilné prístroje a podobne, kde dokumenty vo vyššie uvedených formátoch neotvoria, alebo len s ťažkosťami. Textové dokumenty by som odporučil ukladať v „starých dobrých“ formátoch DOC alebo RTF, tabuľkové dokumenty vo formáte XLS a prezentačné dokumenty vo formáte PPT. Áno, sú to staršie a technologicky zaostalejšie formáty, ale s ich otvorením by nemal mať problém žiadny z adresátov Vášho emailu. Aj ak svoje dokumenty netvoríte vo Worde či Exceli, ale napríklad v programoch OpenOffice alebo LibreOffice, aj v týchto programoch sa môžete rozhodnúť uložiť dokument v starších/univerzálnejších formátoch DOC, RTF, XLS alebo PPT.
6) Dokumenty netreba rozosielať priamo v emailoch. Efektívnejšie je rozposlať emailom len klikateľný link na stiahnutie dokumentu. Dokument si môžete uložiť napríklad v službe Google Drive, ktorá je súčasťou každej gmailovej schránky. Alebo si môžete dokument uložiť v službe typu Dropbox. Potom stačí z danej služby skopírovať klikateľný link a vložiť ho do emailu.
Za tipy vďačíme:
Alexander Avenarius
Spojená škola sv. Vincenta de Paul, Bratislava (škola Infoveku č. 0348)
